Privacyverklaring

Privacyverklaring

Uw privacy

De Heemkundige Kring Wissekerke (hierna heemkundige kring of HKW) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij  heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

We verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor we deze verzamelen. We verwerken enkel die persoonsgegevens die minimaal nodig zijn om doelen te bereiken. Door lid te worden en te blijven geeft u uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. We geven geen gegevens door aan derde partijen, tenzij daar een wettelijke verplichting toe is. We stellen u op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens.

 Wij houden ons daarbij in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de General Data Protection Regulation / de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?

Om onze activiteiten en dienstverlening op een degelijke wijze te verzekeren, verzamelen we enkele persoonsgegevens bij het aangaan van uw lidmaatschap zodat we u dienaangaande kunnen informeren.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

Van elk lid verzamelen we persoonsgegevens voor onze ledenadministratie en het innen van lidgelden, het uitnodigen van onze leden voor onze ledenvergaderingen, het uitnodigen van onze leden voor onze activiteiten, het oproepen van leden om vrijwilligerswerk voor onze vereniging uit te voeren, het verspreiden van ons trimestriële tijdschrift en maandelijkse nieuwsbrief.

Welke gegevens verzamelen we?

Van elk lid verzamelen we: naam en voornaam, adres (straat, huisnummer, postcode en woonplaats), bankgegevens (bij elektronische betaling van uw lidgeld). Van de bestuursleden en medewerkers verzamelen we bijkomend e-mail adres en telefoonnummer (vast en/of mobiel).
Van derden verzamelt de HKW die persoonsgegevens die bijdragen tot de verwezenlijking van onze doelstellingen conform de statuten. Die persoonsgegevens kunnen deel uitmaken van onze verzamelingen (bidprentjes, overlijdensberichten, foto’s, filmopnamen, artikels, andere archiefmaterialen en documentatie, schenkingen).
Persoonsgegevens van leveranciers worden verwerkt voor administratieve doeleinden, het uitgeven van een opdracht en communicatie daarover. Hiervoor verzamelen we: naam, voornaam of bedrijfsgegevens, adres, zakelijk telefoonnummer, zakelijk e-mailadres en bankgegevens voor de boekhoudkundige afhandeling van betalingen.

E-mail

Uw e-mailadres gebruiken we voor het versturen van onze nieuwsbrieven ‘Museumecho’. Dat e-mailadres kan u altijd laten wijzigen door een e-mail te versturen naar heemkunde.wissekerke1@gmail.com.

Bewaring van gegevens

De persoonsgegevens worden bewaard in een Microsoft Access bestand op een computersysteem bij de verantwoordelijke voor het ledenbestand, de secretaris en andere bestuursleden van onze kring. Wij maken back-ups van dit bestand op digitale dragers om deze te kunnen herstellen.

Beveiliging

De HKW neemt passende en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Alle personen die van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gebonden aan de geheimhouding ervan.
E-mails die verzonden worden naar meerdere leden worden verstuurd in BCC.
De HKW test en evalueert regelmatig haar maatregelen.

Bewaartermijn

De HKW bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of de door de wet opgelegde termijnen.
Namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen worden maximaal 1 jaar na opzeg van het lidmaatschap bewaard.
Na het verspreiden van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd van de computersystemen en overige (digitale) gegevensdragers.

Sociale Media

De HKW is actief op Facebook en behoudt zich wel het recht om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat de HKW via de sociale media persoonsgegevens verzamelt van de personen waarmee ze in discussie gaat. Die persoonsgegevens worden in overeenstemming met deze privacyverklaring verwerkt. De HKW is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan de discussies op sociale media. Vragen en opmerkingen kan je steeds bezorgen via heemkunde.wissekerke1@gmail.com.

 

Website

Op onze website kunnen links gepubliceerd worden naar andere websites. De HKW is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derde partijen. Lees dus steeds de privacyverklaring, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft het recht op inzage, verbetering, of verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarnaast kan u ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ( of een deel ervan). In bepaalde gevallen kan dit echter leiden tot de schrapping van uw lidmaatschap omdat we dan niet meer beschikken over de middeln om met u contact te houden. Om je rechten uit te oefenen, kan de HKW vragen u te legitimeren voordat zij gehoor kan geven aan uw verzoek

Vragen of opmerkingen

Heeft u vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Contacteer ons via heemkunde.wissekerke1@gmail.com of op ons adres: Heemkundige Kring Wissekerke vzw, Kruibekestraat 2, 9150 Bazel.

Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan ook onmiddellijk contact met ons op via de bovenstaande contactgegevens. Komen we er samen niet uit dan heeft u nog altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen

Raadpleeg regelmatig onze privacyverklaring op onze website om te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Wanneer we echter een belangrijke wijziging doen die gevolgen heeft op de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij dit kenbaar maken via een bericht op onze website of in onze nieuwsbrief Museumecho.