PRIVACYVERKLARING HEEMKUNDIGE KRING WISSEKERKE VZW
We verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor we deze verzamelen. We verwerken enkel die persoonsgegevens die minimaal nodig zijn om doelen te bereiken. Door lid te worden en te blijven geeft u uitdrukkelijk toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. We geven geen gegevens door aan derde partijen, tenzij daar een wettelijke verplichting toe is. We stellen u op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens.
Wij houden ons daarbij in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de General Data Protection Regulation / de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?
Om onze activiteiten en dienstverlening op een degelijke wijze te verzekeren, verzamelen we enkele persoonsgegevens bij het aangaan van uw lidmaatschap zodat we u dienaangaande kunnen informeren.
Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?
Van elk lid verzamelen we persoonsgegevens voor onze ledenadministratie, het innen van lidgelden, het uitnodigen van onze leden voor onze ledenvergaderingen, het uitnodigen van onze leden voor onze activiteiten, het oproepen van leden om vrijwilligerswerk voor onze vereniging uit te voeren, het verspreiden van ons trimestriële tijdschrift en maandelijkse nieuwsbrief.
Welke gegevens verzamelen we?
Van elk lid verzamelen we: naam en voornaam, adres (straat, huisnummer, postcode en woonplaats), bankgegeven, e-mailadres en telefoonnummer (vast en/of mobiel).
Van derden verzamelt de HKW die persoonsgegevens die bijdragen tot de verwezenlijking van onze doelstellingen conform de statuten. Die persoonsgegevens kunnen deel uitmaken van onze verzamelingen (bidprentjes, overlijdensberichten, foto’s, filmopnamen, artikels, andere archiefmaterialen en documentatie, schenkingen).
Persoonsgegevens van leveranciers worden verwerkt voor administratieve doeleinden, het uitgeven van een opdracht en communicatie daarvoer. Hiervoor verzamelen we: naam, voornaam of bedrijfsgegevens, adres, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres en bankgegevens voor de boekhoudkundige afhandeling van betalingen.
Uw e-mailadres gebruiken we voor het versturen van onze nieuwsbrieven ‘Museumecho’. Dat e-mailadres kan u steeds laten wijzigen door een e-mail te sturen naar
KUNNEN JOUW PERSOONSGEGEVENS OVERGEMAAKT WORDEN AAN DERDEN?
Indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, zullen wij jouw persoonsgegevens delen met derde partijen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derde partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Daarbuiten kunnen wij persoonsgegevens delen met derde partijen indien de betrokkene ons daarvoor toestemming geeft.
Bewaring en beveiliging van gegevens.
De HKW neemt passende en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Alle personen die van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gebonden aan de geheimhouding ervan.
De persoonsgegevens worden digitaal bewaard. Op alle systemen wordt een gebruikersnaam en wachtwoord gehanteerd.
De HKW test en evalueert regelmatig haar maatregelen.
Bewaartermijn
De HKW bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of de door de wet opgelegde termijnen.
Persoonsgegevens die geen meerwaarde bieden in het kader van archivering van het verenigingsleven voor het algemeen belang worden niet langer dan 5 jaar bewaard.
Sociale media
De HKW is actief op Facebook en behoudt zich wel het recht om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat de HKW via de sociale media persoonsgegevens verzamelt van de personen waarmee ze in discussie gaat. Die persoonsgegevens worden in overeenstemming met deze privacyverklaring verwerkt. De HKW is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan de discussies op sociale media. Vragen en opmerkingen kan je steeds bezorgen via
Website
Op onze website kunnen links gepubliceerd worden naar andere website. De HKW is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derde partijen. Lees dus steeds de privacyverklaring, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.
Beeldmateriaal
De vereniging kan op evenementen, activiteiten, enz. van de vereniging ook foto’s en filmmateriaal maken. Dit wordt duidelijk geafficheerd op de activiteit. Deze beelden kunnen gebruikt worden voor de facebookpagina, website, sfeerreportages, archief, promomateriaal. Door deel te nemen aan deze evenementen en activiteiten geeft men impliciet toestemming om niet-geposeerde, spontane foto’s en sfeerbeelden te maken en te gebruiken.
Iedereen die een probleem heeft met het maken of gebruiken van een foto kan eenvoudig contact opnemen met de vereniging.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft het recht op inzage, verbetering, of verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarnaast kan u ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan). In bepaalde gevallen kan dit echter leiden tot de schrapping van uw lidmaatschap omdat we dan niet meer beschikken over de middelen om met u contact te houden. Om je rechten uit te oefenen, kan de HKW vragen u te legitimeren voordat zij gehoor kan geven aan uw verzoek.
Vragen of opmerkingen
Heeft u vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Contacteer ons via
Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan ook onmiddellijk contact met ons op via de bovenstaande contactgegevens. Komen we er samen niet uit dan heeft u nog altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijzigingen
Raadpleeg regelmatig onze privacyverklaring op onze website om te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Wanneer we echter een belangrijke wijziging doen die gevolgen heeft op de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij dit kenbaar maken via een bericht op onze website en onze nieuwsbrief Museumecho.
Gepubliceerd 3/11/2025